Llevar un control de gastos e ingresos resulta imprescindible si tenés un negocio en casa. Sólo así podrás mantener tus finanzas en orden y alcanzar tus objetivos. Cuando iniciás un negocio desde casa o de medio tiempo, seguramente tenés un objetivo en mente: obtener ingresos adicionales. La pregunta es: ¿cómo saber si realmente estás aportando dinero extra a tu economía? Es sencillo. Si elaborás un presupuesto desde el inicio de tu actividad y lo revisás de forma periódica, siempre estarás al tanto del comportamiento de tu negocio.
Un presupuesto no es otra cosa que una estimación de los costos e ingresos de un negocio durante un determinado periodo. Debido a que las proyecciones que hagas y la realidad pueden ser diferentes, tu tarea será ajustar esas cifras a los resultados que obtengas.
Para empezar a hacer un presupuesto, lo primero que necesitás es una hoja de cálculo, en la que deberás cargar información actualizada día a día. De esta manera, siempre tendrás a la mano los datos necesarios para manejar tu negocio.
Para asegurar el éxito de este proceso desde el primer día, seguí estos seis pasos.
1 Determiná la periodicidad de tu presupuesto
Vos decidís si te conviene llevar tu registro por semana o por mes. Por ejemplo, si pagás $9,600 al año por concepto de servicio telefónico y la periodicidad de tu presupuesto es mensual, dividí la cantidad total entre 12. Así, cada mes aparecerá un cargo de $800 de teléfono. Mientras que si lo hacés por semana, divide $9,600 entre 52 y registrá entonces $184.60.
2 Hacé una lista de todos los costos recurrentes
En el caso de negocios desde casa, entre los principales costos figuran el pago de productos, teléfono, Internet, gasolina, folletos, etc. Una vez que identifiques los costos recurrentes que debés cubrir para realizar tu actividad -ya sea ventas por catálogo, distribución o una franquicia-, registralos en tu presupuesto con base en la unidad de tiempo (semana o mes) que elegiste en el paso 1.
3 Registra todos los pagos que harás una sola vez al año
Si este año planeás capacitarte por tu cuenta en ventas y necesitás tomar un curso de mercadotecnia, que por ejemplo cuesta $3,000, calculá un costo por este concepto de $250 por mes o $57.69 por semana.
O bien, si comprás una computadora en un solo pago de $10,000, que utilizarás durante tres años, distribuye el costo de la siguiente forma: anual de $3,333.33, mensual de $277.77 y semanal de $64.10. A esto se le llama depreciación. Si al final de los tres años que usarás el equipo de cómputo pensás venderlo en $2,000, calculá la depreciación sobre $8,000 (resultado de la resta de $10,000 menos $2,000).
Sumá los costos de los pagos que harás una sola vez al año a la lista de los costos recurrentes y, de esta manera, tendrás un listado completo de tus gastos estimados de forma semanal o mensual.
4 Calculá tus ganancias
Si tus utilidades son mayores que tus costos, eso significa que tu negocio está en números positivos. Esto suena trivial, pero no es fácil de lograr. Y es una de las grandes ventajas de negocios desde casa como ventas por catálogo o multinivel, ya que el asociarte con una empresa que ya tiene un modelo probado de negocios y que te demanda una inversión inicial baja, minimiza el riesgo.
En el caso de un proyecto de mayores dimensiones, como una franquicia que podés operar desde casa, considerá que para arrancar tendrás que invertir en equipo, insumos, capacitación y otros gastos, que retrasarán un poco más el retorno de tu inversión.
Es normal que en este tipo de proyectos tengas un periodo de números negativos hasta que alcances tu punto de equilibrio (ingresos totales = costos totales por periodo).
También tené en cuenta que en venta por catálogo o distribución las ventas varían drásticamente: puede ser que en una semana vendan $1,500 y a la siguiente nada. Por eso, es más difícil realizar una estimación de los ingresos que de los costos. Para mantener ventas más o menos estables, trabajá duro en tu cartera de clientes.
5 Elaborá tu presupuesto
*Ingresá todos los datos en una hoja de cálculo. Comenzá por hacer columnas por periodos (semana o mes). Para cada periodo reservá dos columnas, una para el presupuesto y otra para los números reales.
*Dividí las filas en ingresos y costos, subdividilas en varias filas para ingresos y una fila para cada elemento del costo determinado en los pasos 1 y 2.
*Reservá una fila para la suma de todos los elementos del costo (por periodo) y su correspondiente fila para la suma de todos los ingresos (por periodo).
*Al final, agregá una fila con la diferencia obtenida de restar los costos a los ingresos.
Observá periodo a periodo cuál es el resultado neto de tu negocio; en definitiva, si estás ganando o perdiendo dinero. Con tu presupuesto hecho en una hoja de cálculo, deberás ser capaz de predecir cuándo alcanzarás el punto de equilibrio.
6 Revisá tu presupuesto regularmente
Mientras más datos tengas registrados, más exacto será tu presupuesto. Monitoreá periodo a periodo los resultados que obtengas a partir de los recursos que inviertas y mide el nivel de efectividad de cada uno.
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